Política de privacidad

Quién es responsable de tus datos

Si eres cliente de un entrenador, el responsable del tratamiento es tu entrenador: es quien decide qué datos recoge y para qué. Axiren Systems actúa como encargado del tratamiento, es decir, pone la plataforma y trata los datos siguiendo sus instrucciones. Para ejercer tus derechos puedes dirigirte a tu entrenador o escribirnos a privacidad@axirensystems.com y lo trasladaremos.

Si eres entrenador, somos responsables de los datos de tu cuenta (alta, facturación y soporte) y encargados respecto a los datos de tus clientes.

Datos de categoría especial

OnTrain no te pregunta nada sobre tu salud por su cuenta. Qué se te pregunta lo decide tu entrenador, no nosotros: cada uno monta sus propios formularios con las preguntas que necesita, así que no hay una lista de campos fija que podamos publicar aquí. Si alguno de sus formularios pregunta por tu salud, lo que respondas ahí son datos que el RGPD considera de categoría especial (artículo 9), y también puede serlo lo que tú decidas contarle por el chat o al registrar un entreno.

Cuando tu entrenador marca un formulario como de salud, la app te pide tu consentimiento explícito antes de responderlo, con sus preguntas delante. La finalidad es una sola: que prepare y ajuste tu entrenamiento y tu alimentación; no se usan para nada más. Puedes retirarlo cuando quieras desde tu perfil: se borran tus respuestas a esos formularios y ya no podrás enviarlos hasta que vuelvas a autorizarlo. Retirarlo no afecta a la licitud del tratamiento anterior.

No es un permiso único: las fotografías, el uso de la inteligencia artificial y la publicación de tus imágenes para promoción se te piden por separado y ninguno es obligatorio. Puedes decir que no a cualquiera de ellos y el seguimiento funciona igual.

Qué datos tratamos y para qué

• Identificación y contacto (nombre, correo, teléfono): para darte acceso y comunicarnos contigo.
• Entrenamiento (rutinas, series, cargas, comentarios): para que tu entrenador siga tu progreso y ajuste el plan.
• Revisiones: las respuestas, medidas y fotografías que te pida tu entrenador en el formulario que él haya montado, para valorar tu evolución.
• Chat, incluidas imágenes y notas de voz: para la comunicación con tu entrenador.
• Citas y enlaces de videollamada: para organizar las revisiones. Las videollamadas se realizan en nuestros propios servidores y no se graban.
• Datos técnicos mínimos (sesión, registros de error y de las peticiones al servidor): para mantener el servicio seguro y funcionando. Los registros del servidor guardan la dirección IP completa como mucho 7 días, para poder investigar un ataque; después solo se conservan sin el último tramo de la IP, hasta 30 días. Con esos mismos registros contamos las visitas a la web de forma agregada (páginas vistas, a qué hora y desde qué web se llega): sin cookies, sin guardar nada en tu dispositivo y sin guardar la IP. Para no contar dos veces a la misma persona en un día se usa un código provisional que se borra al acabar el día; lo único que se conserva son los totales.
• Registro de accesos: la dirección IP y el navegador con que inicias sesión, los intentos fallidos contra tu cuenta y las acciones delicadas (como descargar una copia de tus datos). Es una medida de seguridad de la plataforma: sirve para detectar y cortar accesos que no son tuyos. Se borra a los 6 meses.

Base legal

Si eres cliente de un entrenador, tu entrenador trata tus datos para prestarte el seguimiento que tenéis acordado (art. 6.1.b RGPD) y, los de categoría especial, con tu consentimiento explícito (art. 9.2.a RGPD). Las fotografías de progreso, las funciones de inteligencia artificial y la publicación de tus imágenes se basan en el consentimiento que das para cada una por separado. Tus datos de identificación y contacto son necesarios para darte acceso: sin ellos no se puede abrir tu cuenta.

Si eres entrenador, tratamos los datos de tu cuenta para ejecutar el contrato de servicio (art. 6.1.b RGPD): son necesarios para abrirla y prestarte el servicio, y sin ellos no podemos hacerlo. Lo que conservamos por obligación legal, como la facturación, se basa en el cumplimiento de esa obligación (art. 6.1.c RGPD).

Para todos, los datos técnicos y el registro de accesos se basan en nuestro interés legítimo en mantener la plataforma segura y detectar los accesos que no son tuyos (art. 6.1.f RGPD).

Inteligencia artificial

La plataforma incluye funciones asistidas por IA que tu entrenador puede tener activadas:

• Un asistente que responde a preguntas del entrenador sobre sus clientes consultando la información que ya hay en la plataforma.
• Transcripción de notas de voz a texto, para que queden buscables y el asistente pueda tenerlas en cuenta.
• Sugerencias de dietas y recetas.

Para estas funciones, el contenido necesario (mensajes, notas, audios, comentarios y lo que respondes en los formularios de tu entrenador) se envía a Google Cloud, que actúa como encargado y no utiliza estos datos para entrenar sus modelos. El procesamiento se realiza en centros de datos de la Unión Europea.

Antes de enviar un texto a la IA, los nombres de las personas de la plataforma y los identificadores (correos, teléfonos, documentos…) se sustituyen por códigos que el proveedor no puede relacionar con nadie: la tabla que dice quién es cada código no sale de nuestros servidores. Las notas de voz se envían como audio para transcribirlas, sin nombre ni otros datos que las acompañen. Las fotografías —las de las revisiones y las del chat— no se envían a ningún sistema de IA.

Si los filtros de seguridad del proveedor de IA bloquean un mensaje por un uso no permitido, no se envía ni se queda en la conversación, pero guardamos una copia, ya seudonimizada, 30 días para que una persona la revise; después se borra y solo queda constancia del aviso, sin el texto. Si se repite, la IA de esa cuenta se pausa de forma cautelar hasta que una persona lo revise, y la decisión final la toma siempre una persona.

Aparte de esa pausa, estas funciones no toman decisiones automatizadas sobre ti: son una ayuda para tu entrenador, que es quien decide.

Con quién compartimos datos

No vendemos datos ni los cedemos con fines publicitarios. Recurrimos a los siguientes proveedores, que actúan como encargados y están sujetos a contrato:

• Supabase — base de datos, autenticación y archivos (UE).
• Hostinger International Ltd. — alojamiento de la aplicación, proceso de vídeo y videollamadas (Francia (UE)).
• Resend — envío de correo transaccional (UE / EE. UU. (DPF)).
• Google Cloud (Vertex AI) — asistente del entrenador, generación de dietas y chat de recetas (UE (multi-región europea)).
• Google Cloud (Speech-to-Text) — transcripción de las notas de voz del chat (UE (multi-región europea)).

Stripe trata los datos de pago de tu entrenador como responsable independiente, no como encargado nuestro: decide por su cuenta qué conserva para cobrar, prevenir el fraude y cumplir la normativa de pagos. Si eres cliente de un entrenador, tú no pagas nada aquí y tus datos no pasan por ahí.

YouTube (Google) aparece solo cuando tu entrenador enlaza un vídeo de demostración alojado allí. El reproductor se carga en modo sin cookies y únicamente si pulsas play; hasta ese momento no se envía nada a Google. Los vídeos que el entrenador sube se guardan en Supabase, no en YouTube.

Cuando algún proveedor trate datos fuera del Espacio Económico Europeo, la transferencia se ampara en un marco de adecuación vigente o en las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea, de las que puedes pedirnos una copia.

Cookies y almacenamiento en tu dispositivo

No usamos cookies de analítica, de publicidad ni de terceros, y no te seguimos por otros sitios web. Por eso no verás un cartel de cookies: solo guardamos lo imprescindible para que la app funcione, y para eso la ley no exige pedirte permiso —pero sí contártelo.

• Sesión (ontrain-session) — te mantiene identificado entre pantallas. Sin ella habría que volver a entrar en cada página. Caduca al cerrar sesión.
• Dispositivo conocido (ontrain-dispositivo) — solo en las cuentas de entrenador y de su equipo. Identifica este navegador para poder avisarte por correo si alguien entra en tu cuenta desde otro. Dura 400 días; si la borras, el siguiente acceso desde aquí cuenta como un dispositivo nuevo y te llegará ese aviso.
• Acceso durante una parada (ax_mantenimiento) — solo se crea si abres un enlace de acceso que te hayamos dado mientras la plataforma está en mantenimiento. Dura 12 horas.
• Idioma de la web (ontrain-idioma) — solo se guarda si eliges un idioma en la web o rechazas la sugerencia de verla en el otro. Recuerda tu elección para no volver a sugerirte el otro. No es una cookie: se queda en el almacenamiento de tu navegador y no se envía a ningún servidor.
• Idioma de la plataforma (ontrain-idioma) — en el acceso, el panel y la app la misma elección sí es una cookie, porque esas pantallas se preparan en el servidor y necesitan saber en qué idioma. Solo se crea cuando eliges un idioma (o llegas desde la web en inglés o desde un correo en inglés), guarda únicamente «es» o «en» y dura un año. Si tienes cuenta, el idioma se guarda también en ella, para que la plataforma, nuestros correos y nuestros avisos te lleguen en el que elegiste en cualquier dispositivo.
• Preferencias — el tema y los ajustes de la app, y los entrenos que registras sin cobertura hasta que se sincronizan. No son cookies: se quedan en el almacenamiento de tu navegador y no se envían a ningún servidor. Puedes borrarlos vaciando los datos del sitio.

Si pulsas play en un vídeo de YouTube que haya enlazado tu entrenador, a partir de ese momento Google puede guardar datos en tu dispositivo bajo su propia política. Es tu decisión: el reproductor no se carga hasta que lo pulsas.

Cuánto tiempo los conservamos

Los plazos de aquí abajo son los del cliente de un entrenador. Si eres entrenador, el de tu propia cuenta es otro —más corto, porque es el de un contrato y no el del seguimiento de una persona— y está en los términos del servicio.

Mientras tu cuenta esté activa se conserva tu historial, con dos límites que corren solos aunque nadie haga nada:

• Fotografías de progreso: se guardan la primera de cada categoría —la que hace de «antes» en las comparativas— y todas las de los últimos 12 meses. Las intermedias más antiguas se borran.
• Imágenes, audios y vídeos del chat: se borran a los 12 meses. El mensaje se queda, con su fecha y su texto; el archivo, no.

A partir de ahí depende de qué pase, porque terminar el seguimiento y borrar los datos no son lo mismo:

• Si tu entrenador da de baja tu ficha, se acaba el servicio: pierdes el acceso a la app —solo puedes entrar a pedir que borremos tus datos— y los permisos que diste dejan de estar vigentes. Se borra lo que la IA había generado sobre ti: el índice del asistente y las transcripciones de tus notas de voz. El resto se conserva 12 meses por si retomáis el seguimiento —para volver hace falta que lo aceptes tú—, y pasado ese plazo se borra todo automáticamente: la cuenta, los entrenos, las medidas, las fotografías y las conversaciones.
• Si pides que borremos tus datos —desde tu perfil o escribiéndonos—, no hay que esperar a esos 12 meses: se lo comunicamos a tu entrenador, que es quien decide sobre ellos, y se borra todo —la cuenta, las fotografías, los audios y las transcripciones hechas a partir de ellos— en un plazo máximo de un mes. Si él no lo hace, lo hacemos nosotros dentro de ese plazo. Esto no tiene vuelta atrás.

Para todo el mundo, entrenadores incluidos: la IP y el navegador del registro de accesos se borran a los 6 meses. Se conserva solo que hubo un acceso y cuándo, mientras exista tu cuenta: se borra con ella. Los registros del servidor se borran a los 30 días.

Los datos se eliminan de inmediato de los sistemas activos; las copias de seguridad de la base de datos se conservan 7 días, tras los cuales desaparecen también de ellas. Las fotografías y archivos se eliminan de forma inmediata y definitiva: no se incluyen en las copias de seguridad.

En los dos casos podemos conservar lo imprescindible para cumplir obligaciones legales (por ejemplo, facturación). Los cobros que tu entrenador tuviera registrados sobreviven al borrado desvinculados de tu ficha: los necesita para cuadrar su contabilidad, y ya no apuntan a ti.

Contenido que sube tu entrenador

Los vídeos, fotos y audios de la plataforma los suben los entrenadores, no nosotros. Si algo de lo que hay aquí dentro vulnera tus derechos —sales en un vídeo sin haberlo consentido, o el material es tuyo— puedes avisarnos en ontrain.app/contenido. Lo revisamos y te contamos qué decidimos.

Tus derechos

Puedes solicitar acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad y oposición, así como retirar tu consentimiento. Escríbenos a privacidad@axirensystems.com.

En particular, puedes oponerte en cualquier momento a los tratamientos que se basan en nuestro interés legítimo (los datos técnicos y el registro de accesos): dejaremos de hacerlos salvo que acreditemos motivos legítimos imperiosos que prevalezcan sobre tus derechos o que los necesitemos para defendernos ante reclamaciones.

Tienes derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (aepd.es) o ante la autoridad de control del país de la Unión Europea en el que residas o trabajes.

Seguridad

Los datos viajan cifrados, el acceso está restringido a tu entrenador y a ti mediante controles a nivel de base de datos, y los archivos (fotografías, audios e imágenes del chat) se sirven mediante enlaces temporales, no públicos. Si alguien entra en la cuenta de un entrenador o de su equipo desde un dispositivo que no habíamos visto, se lo avisamos por correo al momento.

Cambios

Si modificamos esta política, actualizaremos la fecha del encabezado y, cuando el cambio sea relevante, te avisaremos por la propia plataforma.